Koppeling Webshop en Voorraad- en Kassysteem (POS)
Hoe koppel je een shop aan je POS
In dit geval is de 'Shop' een webshop. Bijna elke ondernemer met een winkel denkt het wel eens: "Moet ik ook niet eens een webshop beginnen?"
De minst goede reden om een webshop te beginnen is omdat 'iedereen' het doet, je moet er namelijk behoorlijk wat tijd in steken. Foto's maken, teksten schrijven, pakketdienst in de arm nemen.... en dat is niet voor iedereen een prettig vooruitzicht.
Het is eigenlijk als het openen van een nieuwe filiaal, je doet het er niet even naast.
Een ander punt; hoe zorg je ervoor dat je voorraad zowel in de winkel als online up-to-date is? Daar is wel een oplossing voor, een koppeling tussen de webshop en je kassa-systeem (POS)
Waarom zou ik een koppeling nodig hebben?
Een voorraadsysteem is gemaakt om te praten met je kassa, vaak gaat dat niet via het internet. Een webshop staat, zoals je zult vermoeden, op het internet. Dat kan problemen geven.
Vergelijk het met 2 mensen die een verschillende taal spreken. Dan is het handig om een tolk te hebben, de koppeling is in dit geval de tolk. Deze zorgt ervoor dat het ene systeem (POS) kan praten met het andere (de webshop)
Wanneer je geen koppeling zou hebben, zou je dus 2 x je voorraad moeten in gaan voeren, met als grootste nadelen:
- Dubbel werk (extra tijd)
- Kans op fouten door verkeerde invoer
- Geen controle op verkoop in de winkel, dus kans op voorraadverschillen
Wat kan ik met een koppeling?
Goeie vraag, simpele antwoorden. De nadelen hierboven zijn de voordelen van een koppeling, dus:
- 1x je voorraad invoeren en zowel in je webshop als de stenen winkel te gebruiken
- Je (totale) voorraad is altijd up-to-date
- Geen voorraadverschillen (of in ieder geval niet meer dan normaal)
Dat scheelt dus tijd en (uiteindelijk) geld.
Waar moet je op letten?
Er zijn een aantal dingen die je in de gaten moet houden bij het maken van een koppeling:
- De SKU (Stock Keeping Unit) van de artikelen in je POS (begrijpen we elkaar nog?) en de (toekomstige) webshop komen niet overeen. Heb je al een webshop met andere SKU's dan de winkel, dan zul je de SKU eerst gelijk moeten maken.
- Geen Live check tijdens bestelling, maar 1x per dag... is je artikel toch in de stenen winkel net effe eerder verkocht...dus teleurstelling bij je klanten
- Hoe vaak check je je voorraad tijdens een online-bestelling?
- Alleen wanneer het in een winkelwagentje wordt gestopt?
- Nog een 2e keer als je daadwerkelijk afrekent?
Live je voorraad checken kost allemaal wel tijd (er moet even 'overlegd' worden tussen je POS en de webshop, door veel bezoek kan het soms nog langer duren), neem je het risico of wil je echt zeker zijn. Dus afweging tussen service en snelheid van bestellen (met in het worst case scenario, allebei het risico dat mensen afhaken.
De 1 al tijdens bestellen (wanneer het te lang duurt) en de ander komt niet meer terug omdat je uiteindelijk niet kan leveren. Die afweging blijft moeilijk. Maar snelle servers en goede code kunnen al een hoop ellende voorkomen.
- Heb je meerdere winkelfilialen die allemaal in 1 voorraad kijken? Of beheert 1 winkel alle voorraad omdat je vanuit die winkel je webshop artikelen verstuurd?
- Wat doe je met het laatste artikel: uit de webshop halen of niet (omdat het risico van teleurstelling dan groter is..) Kies je bijvoorbeeld voor minimaal 3 artikelen op voorraad voor een artikel in de webshop komt.
Slotopmerking:
Een koppeling is eigenlijk onmisbaar, wil je niet verzanden in extra werk en irritatie. De kost gaat in dit geval zeker voor de baat uit!